Comment savoir si je peux embaucher une remplaçante dans mon cabinet sans y perdre de l’argent

6 min  ·  Finances  ·  Soignantes libérales

Tu tournes autour de la question depuis des semaines. Tu voudrais partir, ou juste souffler deux semaines, et tu te demandes si tu peux embaucher une remplaçante sans y perdre de l'argent. La peur derrière, c'est de payer pour ne pas travailler.

La réponse tient à deux chiffres : ce que ton cabinet te coûte quand tu n'y es pas, et la part des honoraires qui te revient pendant ce temps.

Ce que le mot remplacement change pour ton argent

Ta remplaçante exerce en libéral, comme toi. Elle a son numéro, ses propres cotisations à l'URSSAF et à sa caisse de retraite, sa propre assurance. Tu ne fais pas de bulletin de paie et tu ne paies pas de cotisations employeur.

L'argent circule entre vous sous forme de rétrocession d'honoraires : un pourcentage des honoraires encaissés passe de l'une à l'autre. C'est ce mot que tu vas retrouver partout, dans le contrat comme dans ta compta.

Deux mots reviennent dans ce tableau, et l'argent ne va pas dans le même sens. En remplacement, tu t'arrêtes, ta remplaçante travaille à ta place, et une part des honoraires lui revient sous forme de rétrocession d'honoraires. En collaboration, vous exercez toutes les deux, la collaboratrice a sa propre patientèle et encaisse ses actes, et c'est elle qui te verse une redevance pour utiliser ton cabinet, ton matériel, ton secrétariat. Le réflexe à retenir tient en une phrase : la rétrocession va vers celle qui remplace, la redevance vient de celle qui collabore.

Le chiffre à sortir avant de dire oui

Ton cabinet continue de coûter pendant ton absence. Le loyer ou la redevance, ton logiciel, ton assurance, ton abonnement télécoms, ta compta, tes cotisations minimales, et la cotisation de ta prévoyance quand c'est un contrat Madelin. Cette liste-là ne s'arrête pas parce que tu es à la plage.

Le nom de ce chiffre, c'est ton seuil de rentabilité : le nombre de séances par mois qui couvre les charges fixes du cabinet. Ramené à trois semaines de remplacement, il te dit combien la remplaçante doit assurer pour que le cabinet tienne debout tout seul.

Au-dessus, il y a ton seuil de sérénité, celui qui intègre aussi tes charges variables, tes cotisations, ta trésorerie professionnelle et ce que tu veux te verser. Je détaille les deux dans Combien de séances par mois pour te verser un vrai salaire.

Sortir ce chiffre prend une soirée, parfois deux. Ce qui coince rarement, c'est le calcul. C'est plutôt d'ouvrir les relevés du compte pro et de regarder ligne par ligne ce qui part chaque mois, sans savoir si on a tout listé.

Embaucher une remplaçante : ce que fixe le contrat

Le contrat de remplacement s'écrit avant la première séance. Il précise qui encaisse, le pourcentage de rétrocession, les dates, et ce qui se passe si l'une de vous annule.

Aucun taux de rétrocession n'est fixé par la loi. Il se négocie entre vous et s'écrit noir sur blanc. Selon ta profession, ton ordre publie des modèles de contrat qui te donnent la structure et le vocabulaire à reprendre.

Les honoraires facturés aux patients pendant le remplacement restent ceux de ta profession, avec tact et mesure, et selon que ta profession est conventionnée ou non, ainsi que selon ton secteur de conventionnement. Les tarifs opposables se vérifient sur ameli.fr.

Là où l'addition grimpe sans prévenir

Tes cotisations ne suivent pas ton mois de vacances en temps réel. Elles se calculent d'abord sur une estimation, puis se régularisent quand ton revenu réel est connu. Le calendrier exact est expliqué sur urssaf.fr.

La façon de traiter les rétrocessions dépend de ton régime fiscal. En déclaration contrôlée, il existe une ligne dédiée aux honoraires rétrocédés. En micro-BNC, l'abattement forfaitaire tient lieu de charges, donc la logique de calcul change. Les règles de chaque régime sont publiées sur impots.gouv.fr, et je compare les deux dans Micro-BNC ou déclaration contrôlée.

Avant de dire oui à une remplaçante, tu regardes donc trois choses : tes charges fixes du mois, le nombre de séances qu'elle assurera, la part qui te revient. Le reste, ce sont des détails de contrat.

Questions fréquentes

Est-ce que je dois verser un salaire à ma remplaçante ?

Non, une remplaçante exerce en libéral : elle facture, elle paie ses propres cotisations et son assurance, tu ne fais ni bulletin de paie ni cotisations employeur. L'argent circule sous forme de rétrocession d'honoraires, un pourcentage défini dans votre contrat. Le salariat d'une consœur pour des actes de soin dépend, lui, de l'autorisation de ton ordre professionnel.

Quel pourcentage de rétrocession dois-je demander ?

Aucun taux de rétrocession n'est imposé par la loi, le pourcentage se négocie entre vous et s'écrit noir sur blanc dans le contrat de remplacement. Pour savoir si celui que tu envisages tient la route, compare ce qui te reste aux charges fixes de ton cabinet sur la même période. Ton ordre professionnel publie souvent des modèles de contrat.

Comment savoir si un remplacement va me coûter de l'argent ?

Compare la part d'honoraires qui te revient pendant ton absence aux charges fixes de ton cabinet sur la même période : en dessous, le remplacement te coûte. Ces charges continuent de tomber pendant que tu es partie : loyer ou redevance, logiciel, assurance, compta, cotisations minimales. C'est ton seuil de rentabilité qui te donne le repère.

Puis-je continuer à travailler pendant que ma remplaçante exerce ?

Un remplacement suppose que tu cesses ton activité pendant sa durée : exercer toutes les deux en même temps relève de la collaboration, avec une redevance et non une rétrocession. Les conditions exactes dépendent de ta profession. Vérifie-les auprès de ton ordre, de ton syndicat et de ta CPAM sur ameli.fr avant de signer quoi que ce soit.