- Une séance qui n'a pas eu lieu ne se facture jamais à l'Assurance maladie, quelle que soit la raison de l'annulation.
- Tu peux demander une indemnité d'annulation au patient, à condition de l'avoir annoncée avant et que ta profession l'autorise.
- Le délai de prévenance, c'est toi qui le fixes. Aucun délai type ne s'impose à toi, vérifie juste auprès de ton ordre ou de ton syndicat.
- Cette somme reste hors du soin. Elle ne passe pas en feuille de soins, et elle se retrouve quand même dans ta compta.
Le téléphone sonne à 8h10. La patiente de 8h30 ne viendra pas. Le créneau est là, le trajet était calé, et la question tourne dans ta tête : est-ce que tu peux facturer une séance annulée au dernier moment ?
La réponse se joue en deux endroits différents. Ce qui part vers l'Assurance maladie, et ce qui se passe entre ton patient et toi.
Ce qui se facture quand une séance saute
Un acte de soin se facture quand il a été réalisé. Une séance non réalisée ne part pas en feuille de soins et ne passe pas en télétransmission. Ni en cas d'oubli, ni en cas de gastro, ni en cas de désistement à 7h du matin.
Coter un acte qui n'a pas eu lieu, c'est une fraude, et les caisses la contrôlent. Les règles de facturation et les sanctions possibles sont expliquées sur ameli.fr.
Ce que tu peux prévoir vit donc à côté du soin. Ça porte un nom : l'indemnité d'annulation, demandée au patient, annoncée à l'avance.
L'indemnité d'annulation est une somme demandée au patient pour un créneau réservé et non libéré. Elle ne se note nulle part sur une feuille de soins, elle ne se transmet pas à la CPAM, elle n'est pas remboursée. Et selon ta profession, ton ordre encadre ce que tu peux demander : la règle n'est pas la même pour une infirmière, une kiné, une orthophoniste ou une psychomotricienne.
Tu as peut-être entendu parler de la taxe lapin : c'est le nom donné dans les médias à l'idée de faire payer une somme au patient qui ne se présente pas à son rendez-vous sans prévenir, et le sujet est en discussion. Je lui consacrerai un article à part, parce que ça mérite mieux que deux lignes glissées ici.
- Qui : orthophoniste, kinésithérapeute, orthoptiste, pédicure-podologue, infirmière.
- Ce qui part à l'Assurance maladie : l'acte réalisé, et lui seul. Une séance qui n'a pas eu lieu ne part jamais en télétransmission.
- Ce que tu peux demander au patient : une indemnité d'annulation, annoncée avant, si ta profession l'autorise. Elle vit à côté du soin, hors feuille de soins.
- Qui encadre ça : la convention pour tes honoraires, ton ordre professionnel, ton syndicat. La marge est plus serrée.
- Qui : psychomotricienne, neuropsychologue, ergothérapeute.
- Ce qui part à l'Assurance maladie : rien. Aucune télétransmission, aucun remboursement des actes.
- Ce que tu peux demander au patient : ce que prévoit l'accord passé avec lui. Honoraires libres, indemnité annoncée à l'avance.
- Qui encadre ça : d'abord le contrat passé avec ton patient, puis ton ordre ou ton syndicat quand ta profession en a un.
Facturer une séance annulée : sur quoi ça repose
Ce que tu demandes en cas d'annulation repose sur un accord passé avec ton patient. Le code civil, dans sa rédaction issue de l'ordonnance du 10 février 2016, pose que ce qui a été convenu engage les deux parties. Le texte est consultable sur legifrance.gouv.fr.
D'où la partie qui compte : l'annonce. Une règle qui apparaît au moment où le patient annule n'a rien d'un accord. Une règle dite à la première séance, oui.
L'information du patient sur ce qu'il paie est un principe posé par la loi du 4 mars 2002 relative aux droits des malades, détaillé sur service-public.fr. Tes honoraires, eux, se fixent avec tact et mesure, et selon que ta profession est conventionnée ou non.
- Annoncée avant la première séance, à voix haute, pas seulement écrite quelque part.
- Visible : affichée en salle d'attente, reprise dans le mail de confirmation.
- La même pour tout le monde, sinon elle devient impossible à tenir.
- Un montant mesuré, cohérent avec ce que coûte une séance chez toi.
La phrase sur les annulations tient en deux lignes, dites au tout premier rendez-vous, avant même de sortir l'agenda. C'est le moment où elle passe le mieux.
Poser tes règles, les dire sans t'excuser, tenir ton agenda et arrêter de bricoler chaque cas au coup par coup : c'est le genre de chantier qu'on déroule ensemble.
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Prévoir l'annulation avant qu'elle arrive
Une règle d'annulation s'écrit à froid, un dimanche soir, quand personne n'est en train de te dire qu'elle a un empêchement. Voilà l'ordre dans lequel s'y prendre.
La question du montant devient beaucoup plus simple quand tu sais ce qu'un créneau vide coûte à ton cabinet. Ça se calcule, à partir de tes charges fixes et de ton nombre de séances : c'est tout l'objet de tes deux seuils.
Ce que tu encaisses hors soin se déclare aussi
Une indemnité d'annulation, une fois encaissée, entre dans ce que tu encaisses. Elle se note dans ta compta comme le reste, avec sa date et son montant.
Note-la à part de tes honoraires de soin, avec un libellé clair. Ça t'évite de chercher d'où vient l'écart six mois plus tard.
Ce que tu dois tenir comme registre dépend de ton régime, micro-BNC ou déclaration contrôlée. Les obligations sont détaillées sur impots.gouv.fr, et j'ai comparé les deux régimes dans cet article sur le micro-BNC.
Cette somme entre aussi dans la base sur laquelle tes cotisations se calculent. Le détail du calcul est sur urssaf.fr. Et si d'autres questions de compta traînent dans un coin de ta tête, il y a de quoi lire sur Coach Ton Cab.
- Appeler ton ordre ou ton syndicat pour savoir ce que ta profession autorise.
- Fixer ton délai de prévenance et ton montant au calme, un jour où tu as le temps.
- Écrire tes exceptions avant d'en avoir besoin.
- Dire la règle à voix haute au premier rendez-vous, puis l'afficher et la reprendre dans tes confirmations.
- Noter chaque indemnité encaissée dans ta compta, à part de tes honoraires de soin.
Questions fréquentes
Puis-je facturer une séance annulée à la CPAM ?
Non, une séance qui n'a pas eu lieu ne se facture jamais à l'Assurance maladie, quelle que soit la raison invoquée par ton patient. L'acte se cote quand il est réalisé. Ce que tu peux demander en cas d'annulation se joue directement avec le patient, hors feuille de soins.
Quel délai de prévenance choisir ?
Aucun délai type ne s'impose à toi : 24h, 48h ou la veille au soir, tu choisis celui qui te laisse replacer le créneau. Regarde combien de temps il te faut, en vrai, pour proposer la place à quelqu'un d'autre. Vérifie auprès de ton ordre ou de ton syndicat ce qui est encadré pour ta profession.
Une indemnité d'annulation est-elle remboursée au patient ?
Non, une indemnité d'annulation reste hors du soin : elle ne figure sur aucune feuille de soins et l'Assurance maladie ne la rembourse pas. Elle repose sur l'accord passé avec ton patient, annoncé avant la première séance.
Dois-je déclarer cette somme ?
Oui, une indemnité d'annulation encaissée entre dans ce que tu encaisses et se note dans ta comptabilité, au même titre que tes honoraires. Les obligations exactes dépendent de ton régime, elles sont détaillées sur impots.gouv.fr, et le calcul des cotisations est expliqué sur urssaf.fr.
Savoir ce qu'un créneau vide te coûte, c'est le même calcul que celui qui te dit combien de séances il te faut chaque mois. On le pose ensemble, avec tes chiffres à toi.
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